Тема 3. Функции административно-организационного управления в правоохранительных органах

 

1. Создание формальных организационных звеньев.

2. Поддержание формальных организационных звеньев.

3. Развитие формальных организационных звеньев.

Вопрос 1. Создание формальных организационных звеньев

Создание формальных организационных звеньев (проектиро­вание) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы сформировать формальные условия, позволяющие звенья приобретать определенную организационную устойчивость и стабильность, относительную, качественную независимость от постоянно изменяющейся среды.

Наличие таких условий формирует в звеньях «организационный порядок», который реализуется в какой-то степени независимо от индивидуальных особенностей конкретных исполнителей. Если «действует» этот порядок, то не возникают потребности в повседневных действиях руководителей. Это позволяет за счет «прошлой» экономить «живую» управленческую деятельность.

Методика проектирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:

■     формирование целевых систем (в форме «дерева целей»);

■     выделение блоков различных организационных звеньев;

■     определение организационных звеньев в каждом из блоков;

■     формирование систем должностей в различных организационных звеньях;

■     создание правовых актов, регламентирующих порядок в строении и функционировании организационных звеньев.

Исходными моментами формирования целевых систем явля­ются формулирование либо уточнение (уяснение) общих целей функционирования проектируемых основных организационных звеньев (правоохранительных органов) и детализация их на раз­личные подцели. Возможности детализации базируются на качест­вах, которые присущи всем целям. Основными среди них считают­ся развертываемость, соподчиненность и соотносительная важ­ность.

Получаемые в результате декомпозиции (детализации общих целей на различные подцели) целевые системы практически фик­сируются в основном с помощью описательных или графических моделей. Среди последних наиболее распространены модели «де­рево целей». Такие модели имеют иерархическое строение: на верхнем (нулевом) уровне находятся общие цели, на следующем (первом) - основные подцели, ниже - подцели первого порядка и т.д.

Фактически строение целевых систем во многом предопреде­ляет строение организационных звеньев, которое обычно соответ­ствует тем или иным разновидностям линейно-функционального типа.

Затем выделяются блоки - укрупненные организационные зве­нья, руководители которых будут непосредственно подчиняться высшему руководству. Таковыми звеньями, прежде всего, являют­ся: Центральный (столичный) аппарат правоохранительных орга­нов; центральные аппараты региональных и иных аналогичных правоохранительных органов; городские, районные и иные анало­гичные аппараты правоохранительных органов.

В каждом из укрупненных организационных звеньев выделя­ются свои блоки: общего руководства, функциональных подразде­лений, основных и специализированных подразделений.

Блоки общего руководства включают в себя руководителей данных звеньев, их заместителей и органы коллективного руково­дства (не во всех укрупненных звеньях).

Блоки функциональных подразделений имеют в своем составе, прежде всего, звенья, назначением которых является различного рода обеспечение базовой деятельности укрупненных звеньев.

Блоки основных и специализированных подразделений содер­жат звенья, предназначенные для выполнения базовой деятельно­сти укрупненных звеньев и содействия ей.

Выделение различных блоков происходит в зависимости от важности и содержания целей, территориального размещения, спе­цифики и объема необходимой деятельности, специфических тре­бований к исполнителям, связей (взаимодействия) с внешней сре­дой.

В качестве основных количественных характеристик, которые предопределяют целесообразность формирования тех или иных блоков организационных звеньев рекомендуется использовать сле­дующие:

а)   объем служебной деятельности, предполагаемой для выполнения;

б)  численность исполнителей, необходимых для выполнения предполагаемой деятельности.

Практика показывает, что большинство возможных вариантов выделения блоков может быть сведено к определенному набору типовых решений. Однако это не исключает возможности приня­тия нестандартных решений относительно выделения тех или иных блоков, которым предстоит функционировать в особых условиях.

Одновременно определяется численность блоков организаци­онных звеньев. Это выполняется либо с учетом опыта успешно  действующих аналогичных звеньев, либо на основе существующих  типовых нормативов численности сотрудников.

После этого осуществляется разукрупнение ранее выделенных блоков на относительно самостоятельные организационные звенья.

В составе блоков функциональных организационных звеньев выделяются подразделения двух типов: штабные и обеспечиваю­щие. К штабным относятся кадровые, информационные (секрета­риаты, информационные и аналитические, учетно-архивные), ор­ганизационно-правовые подразделения, подразделения специаль­ной связи и т.д.. К обеспечивающим - хозяйственные, финансовые, медицинские подразделения и пр.

Блоки основных подразделений включают в свой состав под­разделения, основное назначение которых - противодействие внешним и внутренним угрозам противоправного характера с по­мощью внештатных сотрудников, должностных лиц и специали­стов, обладающих научными, техническими и иными специальны­ми знаниями, а также отдельных граждан с их согласия на гласной и негласной основе. При этом специализация этих подразделений производится с учетом двух критериев: характера противоправных угроз и характера учреждений, организаций и предприятий, опера­тивно защищаемых от этих угроз.

В составе блоков специализированных организационных звеньев выделяются подразделения, которые содействуют базовой деятельности основных подразделений с помощью специальных средств и методов. К ним относятся оперативно-поисковые, опера­тивно-технические и иные подразделения.

Особое место среди специализированных занимают следст­венные подразделения, в деятельности которых основными явля­ются процессуальные средства и методы.

Все выделенные подразделения (штабные и обеспечивающие, основные и специализированные) относятся к линейно-функциональному и линейному типам.

Кроме них создаются и проблемно-целевые подразделения двух видов: постоянно существующие (например, оперативно-следственные группы) и временные (например, группы разработ­чиков).

Линейно-функциональные и линейные звенья выделяются, как правило, для достижения относительно стабильных и постоянных целей, проблемно-целевые - незаменимы для реализации временно возникающих целей.

Все перечисленные относительно самостоятельные организа­ционные звенья в составе центральных аппаратов обычно имеют статус управлений, отделов и реже - отделений. В составе город­ских, районных и иных аналогичных подразделений их функции обычно выполняют отдельные сотрудники.

В первую очередь это касается функциональных подразделе­ний, которые действуют в соответствии с централизованными ре­шениями руководителей высшего уровня и в своей деятельности во многом связаны с внешними организациями. Поэтому они создаются в составе центральных аппаратов правоохранительных ор­ганов и действуют в общих интересах всех их подразделений.

Выделение различных организационных звеньев происходит в зависимости от важности и содержания целей, территориального размещения, специфики и объема необходимой деятельности, спе­цифических требований к исполнителям, специфических средств и методов деятельности, связей (взаимодействия) с внешней средой. При этом рекомендуется учитывать следующие основные условия:

■     обязательный «охват» всех целей организационных звеньев и их подцелей (частных целей);

■     запрещение дублирования целей и организационных звень­ев на различных уровнях;

■     уменьшение протяженности коммуникаций между органи­зационными звеньями;

■     соблюдение рациональных норм управляемости;

■     наличие минимально необходимого числа уровней;

■     минимизация административно-управленческих расходов.

Все выделенные подразделения включают в свой состав руко­водителей, их заместителей (не всегда) и исполнителей, ответст­венных за деятельность на конкретных участках.

После этого осуществляется формирование систем должностей в различных организационных звеньях. Должности - это в опреде­ленной степени обособленные простейшие элементы («клеточки») организационных звеньев, зафиксированные в штатах, которым предоставлены определенные части компетенции этих звеньев. В своей совокупности взаимосвязанные, взаимообусловленные должности и составляют содержание формальных организационных звеньях.

Выделение различных должностей осуществляется в зависи­мости от важности и содержания целей, специфики и объема необ­ходимой деятельности, специфических требований к исполните­лям.

Завершается проектирование организационных звеньев подго­товкой, прежде всего, штатов различных правоохранительных ор­ганов, а также положений о центральных, региональных и анало­гичных правоохранительных органах, их городских, районных и аналогичных аппаратах.

С учетом этих положений осуществляется создание положе­ний о различных более или менее самостоятельных организацион­ных звеньях и на их основе — должностных инструкций.

Документы о должностях имеют наиболее важное значение в регламентации распределения полномочий и ответственности в организационных звеньях, которое определяет суть структур фор­мальных звеньев. Они являются основными и универсальными до­кументами, регламентирующими взаимодействия должностных лиц.

Для каждой категории должностей определяются общие права и ответственность, обусловленные законодательством и целями деятельности, а также особыми условиями функционирования ор­ганизационных звеньев.

Общую часть должностных регламентов в правоохранитель­ных органах необходимо разрабатывать для всех организационных звеньев в целом, не допуская индивидуальных отклонений. В то же время для каждой категории должностных лиц следует предусмат­ривать специфические обязанности, права, критерии эффективной деятельности и ответственность.

Должностные инструкции не разрабатываются для руководи­телей, поскольку их полномочия и ответственность определяются в положениях о соответствующих организационных звеньях. При­чем следует четко разграничивать обязанности, права и ответст­венность между руководителями и их заместителями.

И, наконец, подготавливаются инструкции, регламентирую­щие различные значимые виды деятельности правоохранительных органов, их подразделений, отдельных должностных лиц и т.д., а также разного рода методические рекомендации.

Результатами проектирования являются основные формальные элементы, способствующие предстоящему успешному функциони­рованию организационных звеньев:

а)     системы должностей, которые наделяются конкретными не повторяющимися обязанностями, правами и ответственностью;

б)    системы коммуникаций, образующие каналы (служебные связи) получения и передачи информации, необходимой для ус­пешной деятельности;

в)     системы правил, должные обеспечивать рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности.

Качество таких элементов во многом предопределяет возмож­ности достижения организационными звеньями стабильных успе­хов в ходе будущего функционирования.

 

 

Вопрос 2. Поддержание формальных организационных звеньев

Поддержание формальных организационных звеньев (регули­рование) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы сохранять «организационный порядок» для успешного и устойчивого повседневного функционирования организацион­ных звеньев.

Методика регулирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:

■     изучение состояния порядка в строении и функционирова­нии организационных звеньев;

■     выявление отклонений в строении и функционировании организационных звеньев от спроектированного;

■     выяснение причин отклонений в строении и функциониро­вании организационных звеньев от спроектированного;

■     подготовка мероприятий для исправления положения в строении и функционировании организационных звеньев;

■     реализация мероприятий для исправления положения в строении и функционировании организационных звеньев.

Изучение состояния порядка в строении и функционировании организационных звеньев осуществляется путем анализа инфор­мации из различных документов, сопровождающих фактически все значимые виды их деятельности, наблюдения за их повсе­дневным функционированием, а также в ходе бесед с должностными лицами.

Результатами такого анализа являются выводы о фактическом состоянии организационных звеньев и предположения (прогнозы) о возможных ближайших и отдаленных перспективах.

Выявление отклонений в строении и функционировании орга­низационных звеньях от спроектированного, обусловливаемых различными внутренними и внешними факторами и изменяющих их упорядоченность, производится путем сравнения ранее полу­ченных выводов с нормативными требованиями, зафиксированны­ми в соответствующих регламентационных актах: положениях, инструкциях и методических рекомендациях.

Важно своевременно обнаружить негативные моменты в функционировании различных звеньев и предотвратить снижение, эффективности их деятельности. Такими моментами могут быть несоответствия между предусмотренными заранее целями функ­ционирования отдельных звеньев и практически реализуемыми целями этих звеньев, отклонения от их функций, прав и ответст­венности, а также нарушения организационных связей, порядка функционирования и т.д.

Основными внутренними причинами, вызывающими такие моменты, могут выступать либо недостатки (упущения) в проекти­ровании организационных звеньев, либо недостатки (упущения) в реальном их функционировании, либо то и другое одновременно.

Основными внешними причинами являются изменения в по­литических, экономических, научных, технических, социальных и прочих условиях функционирования организационных звеньев.

Выводы руководителей о наличии негативных отклонений в функционировании отдельных звеньев служат основанием для раз­работки мероприятий по их устранению или нейтрализации.

Подготовка соответствующих мероприятий практически за­ключается в формировании частных решений корригирующего и корректирующего характера. Смысл таких решений, позволяющих корригировать отдельные компоненты организационных звеньев и (или) корректировать реальное функционирование конкретных звеньев, заключается в следующем:

а) передать соответствующим руководителям предложения о необходимости уточнений (изменений, дополнений) различных разделов нормативных решений, регламентирующих статус и по­ рядок функционирования звеньев;

б) уточнить (изменить, дополнить) отдельные разделы нормативных решений, которые регламентируют структуру и деятель­ность организационных звеньев;

в) уточнить (изменить, дополнить) отдельные моменты в строении и функционировании тех или иных звеньев.

Реализация корригирующих и корректирующих мероприятий практически заключается в своевременном, полном и точном озна­комлении соответствующих должностных лиц с их содержанием, в разъяснении (при необходимости) их смысла и в оценке после­дующей деятельности организационных звеньев.

Результатами регулирования являются улучшенные организа­ционные условия, способствующие успешному и устойчивому по­вседневному функционированию организационных звеньев:

а)   улучшенные системы должностей, обеспечивающие рациональное достижение целей деятельности организационных звеньев;

б) улучшенные системы коммуникаций, обеспечивающие рациональное взаимодействие и функционирование всех организа­ционных звеньев;

в) улучшенные системы правил, обеспечивающие рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности.

Качество таких результатов во многом определяет возможно­сти достижения организационными звеньями устойчивых успехов в ходе реального функционирования.

 

3. Развитие формальных организационных звеньев

Развитие формальных организационных звеньев (обновление) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы обновлять «организационный порядок» для будущего успешного функционирования организационных звеньев.

Методика обновления - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:

 ■    изучение результатов функционирования организационных звеньев;

■     определение эффективности функционирования органи­зационных звеньев;

■     выявление возможностей, обновляющих порядок в строе­нии и функционировании организационных звеньев;

■     подготовка предложений об использовании возможностей обновления организационных звеньев;

■     реализация предложений об использовании возможностей обновления организационных звеньев.

Изучение результатов функционирования организационных звеньев выполняется путем анализа информации из различных до­кументов, в которых такие результаты обязательно фиксируются, наблюдения за процессами функционирования и бесед с должно­стными лицами.

Итогом таких действий должны быть выводы о фактических результатах функционирования организационных звеньев и пред­положения (прогнозы) о возможных ближайших и отдаленных перспективах.

Определение эффективности действующих организационных звеньев осуществляется путем сравнения ранее полученных выво­дов о фактически достигнутых результатах с нормативными требо­ваниями соответствующих регламентационных актов.

Выявление возможностей, обновляющих порядок в строении и  функционировании организационных звеньев, производится на основе всей полученной ранее аналитической информации и озна­комления с источниками политической, экономической, научной, технической и иной информации. Большое значение при этом име­ет своевременное получение руководителями информации о раз­личного рода новшествах (инновациях) как в сфере деятельности са­мих правоохранительных органов, так и в других сферах социальной деятельности. Таковыми могут быть следующие инновации:

а)       законодательные политико-организационные положения, качественно изменяющие функции, права и ответственность тех или иных организационных звеньев;

б)      законодательные социально-экономические положения, ка­чественно изменяющие возможности материально-технического, вещевого, финансового, социально-медицинского обеспечения различных организационных звеньев;

в)     научно-технические новшества, качественно расширяющие возможности документационно-информационного обеспечения заинтересованных организационных звеньев;

г)      законодательные профессионально-образовательные положения, качественно расширяющие возможности профессиональ­ной подготовки должностных лиц;

д)      законодательные социально-политические положения, каче­ственно расширяющие возможности стимулирования должност­ных лиц;

е)      научно-исследовательские и научно-методические новшества, качественно изменяющие возможности профессиональной дея­тельности должностных лиц;

ж)      практические новшества («находки-открытия»), позволяющие качественно изменять возможности профессиональной деятельности должностных лиц.

Выводы о внедрении тех или иных новшеств руководителям рекомендуется делать только после консультаций с соответствую­щими экспертами. Желательно также проконсультироваться с теми должностными лицами, чьи интересы будут затронуты нововведе­ниями. Такие выводы, как правило, служат основанием для разра­ботки мероприятий по внедрению определенных инноваций в практику.

Подготовка предложений об использовании имеющихся воз­можностей фактически представляет собой формирование частных решений инновационного характера. Смысл важных и сложных решений, позволяющих качественно обновлять организационные звенья (их компоненты) и (или) реальное функционирование кон­кретных звеньев, заключается в следующем:

а)      передать соответствующим руководителям предложения о необходимости обновления различных нормативных решений (их разделов), регламентирующих статус и порядок функционирования звеньев;

б)      обновлять нормативные решения (их разделы), которые рег­ламентируют структуру и деятельность организационных звеньев;

в)      обновлять существенные моменты в строении и функционировании тех или иных звеньев.

Реализация инновационных предложений заключается в свое­временном, полном и точном ознакомлении соответствующих должностных лиц с их содержанием, в обязательном разъяснении их смысла и (при необходимости) в обучении, а также в оценке последующей деятельности организационных звеньев.

При этом руководителям рекомендуется внедрять новшества поэтапно, применяя хорошо оправдавшую себя на практике мето­дику «маленькие шаги - маленькие успехи», уделяя много внима­ния пропагандистско-воспитательному обеспечению.

Результатами обновления являются качественно новые органи­зационные условия, в большей степени способствующие будущему успешному функционированию организационных звеньев:

а)       качественно новые системы должностей, обеспечивающие более рациональное достижение целей функционирования организационных звеньев;

б)      качественно новые системы коммуникаций, обеспечивающие более рациональное взаимодействие и функционирование всех организационных звеньев;

в)      качественно новые системы правил, обеспечивающие более рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности.

Качество таких результатов во многом предопределяет воз­можности достижения организационными звеньями успехов в ходе будущего функционирования.