Тема №6 «Функции процессно-организационного управления в правоохранительных органах»

 

Тема №6  «Функции процессно-организационного управления в правоохранительных органах»

 

План.

Вопрос 1.  Планирование предстоящей исполнителям (организа­ционным звеньям) служебной деятельности.

Вопрос 2. Контролирование выполняемой исполнителями (организа­ционными звеньями) служебной деятельности.

Вопрос 3. Подведение итогов завершенной исполнителями (организа­ционными звеньями) служебной деятельности.

Список литературы.

 

Вопрос 1. Планирование предстоящей исполнителям (организационным звеньям) служебной деятельности

Планирование предстоящей исполнителям (организационным звеньям) служебной деятельности - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы заблаговременно создавать процессно-организационные условия - модели процессов пред­стоящей им деятельности.

Методика планирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объедините в пять этапов:

■     подготовка проектов планов, упорядочивающих процесс предстоящей служебной деятельности;

■     согласование ранее подготовленных проектов, планов;

■     экспертиза ранее подготовленных проектов планов;

■     утверждение проектов в качестве планов, упорядочивающих процессы предстоящей служебной деятельности;

■     передача плановых заданий исполнителям (организационным звеньям).

Подготовка проектов планов заключается в определении основных целей предстоящей деятельности, разработке и формули­ровании различных мероприятий для разрешения каждой из основных целей, выборе последовательности их выполнения, подборе ответственных исполнителей и расчете сроков выполнения всех мероприятий.

Основные цели деятельности на предстоящий период опреде­ляются на основе уяснения (изучения, уточнения) конечных и про­межуточных целей деятельности, анализа информации об обста­новке в сфере будущей деятельности, изучения состояния налич­ных сил и средств, а также результатов, достигнутых за прошед­ший период. При этом основные цели необходимо рассматривать в качестве способов устранения причин возникновения выявленных проблем.

Для достижения каждой из основных целей разрабатывается комплекс (совокупность) мероприятий различного типа: исследо­вательских, оперативных, кадровых, информационных, материаль­но-технических, финансовых, правовых, психологических, мо­рально-этических, культурных, контрольных, оценочных и т.д.

Главное заключается в том, чтобы такие совокупности имели качественное содержание и исчерпывающий состав, которые по­зволяли бы в определенной последовательности более или менее гарантированно достигать ранее определенные цели. Причем каж­дое отдельно взятое мероприятие необходимо рассматривать как решение в миниатюре.

Важнейшее значение имеет подбор ответственных исполните­лей для выполнения тех либо иных мероприятий, поскольку их роль в успешной реализации любых мероприятий является ре­шающей. В этой связи необходимо стремиться к тому, чтобы об­щий уровень развития, интересы, знания, умения и навыки испол­нителей в большей или меньшей степени соответствовали пору­чаемым им мероприятиям.

Не менее ответственным является выбор способов распределе­ния всегда ограниченного количества исполнителей для выполне­ния мероприятий, основными из которых считаются следующие:

а) способ концентрированного сосредоточения исполнителей для последовательного выполнения отдельных мероприятий;

б) способ равномерного распределения исполнителей для од­новременного (параллельного) выполнения всех мероприятий;

в) способ координированного распределения исполнителей, то есть выделение минимально необходимого количества исполните­лей для всех мероприятий, и создание наиболее подготовленного ядра в интересах реализации сложных и ответственных мероприя­тий.

Расчет сроков выполнения тех либо иных мероприятий вызы­вает определенные затруднения из-за отсутствия соответствующей нормативной базы. Поэтому приходится определять эти сроки на основе имеющегося опыта реализации аналогичных мероприятий в прошлом с учетом возможных условий их осуществления, подго­товленности исполнителей и наличия других возможностей.

В теории и практике сетевого планирования специалистами используются две формулы для определения временных парамет­ров мероприятий:

ЗТтт + 2Ттах
а) Тср.= ----------------------

           5  

               Tmin + 4Tnw + Tmax

б)Тср.=  ------------------------------

                            6

где:

Tmin - это минимальное (оптимистическое) время выполнения мероприятий в случаях наиболее благоприятного стечения обстоя­тельств, когда не возникают непредвиденные трудности;

Tnw - это наиболее вероятное время выполнения мероприятий в случаях наиболее часто возникающих обстоятельств;

Tmax - это максимальное (пессимистическое) время выполне­ния мероприятий в случаях наиболее неблагоприятного стечения обстоятельств, когда возникают значительные непредвиденные трудности;

Тср. - это среднее время выполнения мероприятий в случаях их многократной реализации в различных ситуациях.

Указанные формулы достаточно просты и доступны для прак­тического расчета сроков выполнения фактически любых меро­приятий.

Согласование проектов планов заключается в том, чтобы оп­ределить (уяснить, уточнить) насколько в их содержании учтены и использованы те или иные положения, результаты, во-первых, ра­нее выполненных аналогичных планов, во-вторых, смежных планов, в-третьих, более краткосрочных либо более долгосрочных планов деятельности.

Экспертиза проектов планов представляет собой оценку их внешнего и внутреннего качества. Внешнее качество проектов оп­ределяется их внешним видом, а также наличием (отсутствием) всех реквизитов (элементов), предусмотренных для планов требо­ваниями государственных стандартов и нормативных актов право­охранительных органов. Внутреннее качество определяется, преж­де всего, тем, насколько содержание проектов соответствует ре­альной ситуации и будет соответствовать будущей обстановке, в которой намечается реализация планов, насколько оно безупречно с политической и юридической точек зрения, насколько профес­сионально грамотно, полно, четко и ясно изложено.

Утверждение проектов в качестве планов осуществляется только теми руководителями, которые в соответствии со своими должностными статусами (положениями) имеют соответствующие права. В результате такого утверждения планы приобретают юри­дическую силу. Их мероприятия становятся обязательными к вы­полнению соответствующими (предусмотренными в планах) ис­полнителями (организационными звеньями).

Передача плановых заданий исполнителям (организационным звеньям) состоит в том, чтобы: во-первых, своевременно, полно и точно ознакомить тех или иных из них с информацией о предпи­санных (намеченных) им для выполнения мероприятиях; во-вторых, уточнить правильность ее восприятия (понимания) всеми исполнителями; в-третьих, в необходимых случаях тщательно, убедительно и доходчиво разъяснить смысл и содержание таких мероприятий.

Результатами планирования являются организационно-норма­тивные модели - планы процессов предстоящей деятельности ис­полнителей (организационных звеньев).

В зависимости от содержания можно выделить следующие их разновидности:

а) планы организационных мероприятий в течение определенного календарного периода - краткосрочные (например, полугодовые), среднесрочные (например, годовые), долгосрочные (например, пятилетние);

б)     планы базовых (профессиональных) мероприятий для разрешения возникших (возникающих) конкретных проблем, заранее не ограничивающиеся каким-либо календарным периодом - мно­гократного применения (ситуационные), однократного применения (разовые);

в) планы практического выполнения самими же разработчика­ми разнообразных мероприятий в течение определенного периода.

В организационных звеньях такие планы, имея различное со­держание, могут создаваться в описательной (текстовой), таблич­ной и графической формах.

Для описательных планов характерно изложение основного содержания (текстов) в форме письменной речи. Такие тексты со­стоят из нескольких частей. В преамбуле (вводной части) приво­дятся результаты анализа служебной обстановки в сфере будущей деятельности исполнителей (организационных звеньев). На этой основе определяются проблемы, которые необходимо разрешить в течение предстоящего планового периода, а затем - основные цели предстоящей деятельности. В основной части фиксируются все мероприятия, которые необходимо выполнить для успешного дос­тижения плановых целей в предстоящий период. Порядок фикси­рования мероприятий (в зависимости от их важности или сложно­сти) может быть хронологическим либо логическим. В сложных планах все мероприятия для достижения отдельных целей обычно объединяют в самостоятельные разделы.

Табличные планы характеризуются тем, что их основное со­держание излагается в табличной форме. При этом в таблицах, как правило, фиксируются следующие элементы содержания: цели, мероприятия, ответственные исполнители, сроки реализации ме­роприятий.

Отличительная особенность графических планов в том, что их
основное содержание полностью или частично фиксируется в графической форме. Практически обычно используются два вида гра­фиков: ленточные (графики Г. Ганта) и сетевые.

Ленточные графики позволяют отражать порядок выполнения и длительность во времени (начало - окончание) тех или иных ме­роприятий.

Сетевые графики (стрелочные логические диаграммы) позво­ляют моделировать целиком процессы предстоящей деятельности исполнителей (организационных звеньев). Для этого комплексы

планируемых мероприятий расчленяются на отдельные четко оп­ределенные действия, результаты завершения которых четко и од­нозначно формулируются. Каждое из таких действий отображается направленной линией - стрелкой, а его результат - какой-либо геометрической фигурой (например, кружком, квадратом, тре­угольником) с последовательной нумерацией.

Совокупности всех геометрических фигур и стрелок образуют сети. Такие сети наглядно отражают продолжительность отдель­ных действий, их последовательность, а также взаимосвязи между всеми действиями и их результатами.

Построение сетевых графиков требует от руководителей зна­ния некоторых правил.

Конкретнее говоря, результатами планирования являются:

а)     планы процессов будущей деятельности исполнителей (организационных звеньев), приобретающие после утверждения соот­ветствующими руководителями обязательный для выполнения характер;

б)     планы процессов будущей деятельности, своевременно до­веденные (в частях, их касающихся) до сведения соответствующих исполнителей;

в)      планы процессов будущей деятельности, осознанно приня­тые (в частях, их касающихся) к выполнению соответствующими исполнителями.

Качество таких результатов во многом определяет возможно­сти достижения исполнителями (организационными звеньями) ус­пехов в процессах предстоящей деятельности.

 

       Вопрос 2. Контролирование выполняемой исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности

Контролирование выполняемой исполнителями (организаци­онными звеньями) служебной деятельности - это управленческая функция, цели которой состоят в подтверждении качества и в кор­ректировании (при необходимости) реализуемых планов деятель­ности либо выполняемых служебных действий.

Контролирование процессов деятельности всегда имеет «по­следующий» характер. Контролировать можно только те действия, которые практически уже выполнены исполнителями частично либо полностью. В этой связи возникла концепция так называемо­го опережающего контролирования процессов деятельности, ос­новная идея которой заключается в том, что корректирующие дей­ствия должны предвосхищать (опережать) получение нежелатель­ных результатов (наступление нежелательных последствий) в про­цессах служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев).

Методика контролирования - это совокупность взаимосвязан­ных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:

■     изучение состояния процессов выполняемой служебной деятельности;

■     выявление отклонений в процессах проверяемой слу­жебной деятельности от предусмотренного;

■     выяснение причин отклонений в процессах изучаемой слу­жебной деятельности от предусмотренного;

■     подготовка предложений для исправления положения в процессах проверяемой служебной деятельности;

■     внесение коррективов в выполняемые планы и реализуе­мые при этом служебные действия исполнителей (звеньев).

Изучение состояния процессов выполняемой служебной дея­тельности заключается в анализе информации: об условиях, прак­тически благоприятствующих или препятствующих достижению успехов; о реально достигаемых и недостигаемых целях; о факти­чески для этого реализуемых и нереализуемых мероприятиях; о последовательности, качестве и конкретных сроках их выполнения (срыва); о достигнутых при этом конкретных результатах, возмож­ных и возникших последствиях; об исполнителях, ответственных за успехи и неудачи в служебной деятельности.

В результате такого изучения формируются выводы, фикси­рующие фактическое состояние процессов деятельности исполни­телей (организационных звеньев) на момент проверки. Кроме того, желательно, чтобы выводы отражали также тенденции и перспек­тивы его изменений в ближайшем и отдаленном будущем.

Выявление фактических и возможных отклонений в процессах выполняемой служебной деятельности от запланированных меро­приятий, действующих нормативов и требований осуществляется путем сравнения полученных на первом этапе выводов о фактиче­ском состоянии этих процессов, тенденциях и перспективах их из­менения с теми плановыми заданиями, которые упорядочивают проверяемые процессы, и теми нормативами, которые их регла­ментируют.

В качестве таких нормативов можно использовать (и практи­чески используются) различные директивные, нормативные и рас­порядительные решения: законы, указы, постановления, распоря­жения, приказы, указания, инструкции.

Следует особо подчеркнуть, что выявляемые в ходе проверки отклонения могут иметь характер не только отрицательный (нега­тивный, нежелательный), но и положительный (позитивный, жела­тельный) с точки зрения достижения успехов в процессах выпол­няемой служебной деятельности. Причем практически трудно од­нозначно утверждать, что является более важным: обнаружение недостатков или новшеств (передового опыта).

Выяснение причин фактических и возможных отклонений в процессах изучаемой деятельности исполнителей (организацион­ных звеньев) заключается в выделении совокупности тех основных условий (неучтенных или новых), непосредственное влияние кото­рых обусловило или может обусловить возникновение тех либо иных отклонений от плановых мероприятий и существующих нор­мативов. Эти условия по отношению к организационным звеньям могут иметь внешний либо внутренний характер. Внешние - это, прежде всего, различные политические, экономические, научные, технические, социальные, экологические и иные условия. Внут­ренние - это правовые, профессиональные, социально-психоло­гические, морально-нравственные условия, уровень ресурсного обеспечения и т.д.

Необходимо специально отметить, что все эти условия могут быть трех типов:

а)   прошлые (ретроспективные), то есть ранее существовавшие, но исчезнувшие или утратившие свое значение на момент проверки;

б)  современные (настоящие), то есть ранее не существовавшие или ранее существовавшие, но приобретшие свое значение только к моменту проверки;

в)   будущие (перспективные), то есть такие; которые не суще­ствуют на момент проверки, но могут возникнуть в ближайшее время либо в более отдаленный период.

В результате выяснения формируются выводы, фиксирующие основные причины отклонений в процессах служебной деятельно­сти исполнителей (организационных звеньев) на момент проверки. Что касается других (не основных) причин, то необходимо в обяза­тельном порядке немедленно принимать меры для их практического устранения. В то же время следует (также в обязательном порядке) оказывать непосредственную практическую помощь проверяемым.

Подготовка предложений относительно устранения отклоне­ний в процессах выполняемой служебной деятельности состоит, по существу, в формировании корректирующих решений. Практиче­ски такие решения имеют, как правило, частный характер. Они предусматривают необходимость осуществления тех или иных из­менений, которые могут касаться целей деятельности, состава или содержания необходимых действий (мероприятий), порядка и сро­ков их реализации, состава или качества исполнителей и т.д. Их последующая реализация должна привести к разрешению проблем в процессах служебной деятельности.

Внесение коррективов в планы и действия исполнителей (ор­ганизационных звеньев) предполагает выполнение следующих ос­новных действий:

■    уточнение или дополнение в разумных пределах отдельных положений тех или иных планов, которые определяют и направля­ют процессы, служебной деятельности;

■    передача в компетентные организационные звенья предло­жений относительно уточнений либо дополнений различных по­ложений тех или иных решений, которые регламентируют процес­сы служебной деятельности;

■    дополнительное инструктирование исполнителей, в дея­тельности которых были выявлены либо могут возникнуть откло­нения от планов и нормативов;

■    дополнительное обучение исполнителей, в деятельности которых были выявлены либо могут возникнуть отклонения от планов и нормативов;

■    поощрение исполнителей, достигших в своей деятельности определенных успехов;

■    наказание исполнителей, допустивших в своей деятельно­сти неоправданные срывы;

■    передача в компетентные организационные звенья предло­жений относительно поощрения либо наказания соответствующих исполнителей.

Результатами контролирования являются откорректированные планы деятельности и действия исполнителей, а также предложе­ния о совершенствовании других регламентирующих решений. Точнее говоря, такими результатами являются:

а)           откорректированные (улучшенные) в соответствии с внешними и внутренними условиями планы процессов выполняемой деятельности;

б) откорректированные (улучшенные) в соответствии с внешними и внутренними условиями подготовка, заинтересованность и ресурсообеспеченность исполнителей применительно к процессам выполняемой деятельности;

в) предложения о совершенствовании в соответствии с внешними и внутренними условиями других решений, регламентирую­щих проверяемые процессы.   ,

Качество таких результатов во многом определяет возможно­сти достижения успехов в процессах выполняемой деятельности.